Für Teams, die in Echtzeit an Dateien zusammenarbeiten, sind praktische Tools unerlässlich. DIALOGUE Engine ist ein innovatives Online-Annotationstool, das den Genehmigungsprozess vereinfacht, indem es den Benutzern ermöglicht, in einem einzigen Vorgang auf Dokumente zuzugreifen, sie mit Anmerkungen zu versehen und zu teilen.
Die Effizienz von Online-Annotationstools wird mit Hilfe eines konfigurierbaren Workflows gesteigert, der die Genehmigungszyklen automatisiert. Die Anmerkungen werden direkt im Originaldokument gespeichert, so dass andere beim Öffnen des Dokuments genau sehen können, was Sie hinzugefügt oder entfernt haben. Diese Funktionen können Teams dabei helfen, schneller und mit besseren Ergebnissen an Dateien zu arbeiten.
Was ist eine Online-Anmerkung, und warum ist sie so wichtig?
Web-Anmerkungen sind nicht neu; es gibt viele Tools, mit denen man online Anmerkungen machen kann. Sie können für die Arbeit der Prüfer von entscheidender Bedeutung sein, da sie es ihnen ermöglichen, jeden Teil eines Dokuments zu kommentieren, ohne Kopien auszudrucken oder Entwürfe per E-Mail hin und her zu schicken.
Das Problem bei diesen Anmerkungswerkzeugen ist, dass sie in der Regel isoliert existieren. Die Prüfer verwenden für jedes Dokument ein anderes Tool. Das ist ein Problem, weil es die Arbeit erschwert. Was ist, wenn Sie die Anmerkungen von Prüfern vergleichen möchten, die unterschiedliche Tools verwenden? Dann müssen Sie ein weiteres Tool verwenden, um sie an einem Ort sichtbar zu machen.
Online-Anmerkungen machen den Informationsaustausch zwischen mehreren Personen innerhalb eines Unternehmens und über Unternehmensgrenzen hinweg leichter zugänglich und effizienter. Es geht darum, Menschen dabei zu helfen, besser zusammenzuarbeiten und dabei die Möglichkeiten des Internets zu nutzen. Ein einzigartiges Merkmal von DIALOGUE Engine ist die Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumentenformaten online mit Anmerkungen zu versehen. Das System akzeptiert alle Arten von Bildern, PDFs, Videos und sogar dynamische Webseiten, so dass Teams alle Arten von Dokumenten genehmigen und validieren können, ohne mehrere Tools zu verwenden.
Warum sind Online-Anmerkungen besser als E-Mails?
Die Kommentarfunktionen eines Online-Mediums übertreffen bei weitem die Kommunikation per E-Mail. Viele Unternehmen versuchen zwar immer noch, Dokumente oder Dateien per E-Mail oder Chat zu überarbeiten und zu bearbeiten, doch handelt es sich dabei immer noch um geschlossene Systeme.
Wenn Sie über eine E-Mail- oder Chat-Anwendung über ein Dokument kommunizieren, gibt es keine Möglichkeit festzustellen, welche Änderungen von wem in den verschiedenen Phasen des Prozesses vorgenommen wurden.
Web-Anmerkungstools wie DIALOGUE Engine ermöglichen es Nutzern, sich über Änderungen und Kommentare zu Dokumenten auszutauschen, indem sie Kommentare zu bestimmten Textpassagen hinterlassen und Begleitdokumente anhängen können. Die Anmerkungen werden direkt im Originaldokument gespeichert, so dass die Benutzer alle Änderungen sehen können, die von mehreren Redakteuren vorgenommen wurden.
Verwendung der Anmerkungen-Tools von DIALOGUE Engine
Wenn Sie wissen, wie Sie die verschiedenen Anmerkungs-Tools der DIALOGUE Engine verwenden, können Sie die Vorteile dieses Tools voll ausschöpfen.
Um zu verstehen, wie die einzelnen Funktionen arbeiten, finden Sie hier eine kurze Erläuterung der drei am häufigsten verwendeten Tools der DIALOGUE Engine: anmerkungen, Text und Zeichnungen.
Wie man das Anmerkungs-Tool verwendet
Anmerkungen sind der einfachste Weg, um Informationen in einem Dokument hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu entfernen. Sie können präzise Kommentare einfügen, die alle anderen Betrachter desselben Dokuments sehen können.
Mit Hilfe von Anmerkungen können Benutzer schnell Elemente in einer Datei identifizieren und mit ihnen interagieren, ohne die Seite durchsuchen zu müssen.
In DIALOGUE Engine befindet sich das Anmerkungs-Tool oben links in der Dokumentenbox, während Sie das Dokument betrachten. Wenn Sie auf "Annotate" klicken, verwandelt sich Ihr Cursor in ein Annotate-Logo, das Ihnen schnell anzeigt, wo auf der Seite Sie Notizen machen.
Mit einer innovativen Chat-Funktion können die Benutzer innerhalb der Anmerkung selbst Kommentare hinterlassen. Klicken Sie im Anmerkungsmodus auf ein Element, und es erscheint ein kleines Textfeld, in dem Sie Notizen hinterlassen können. Ihr Benutzername wird an Ihre Anmerkung angehängt, ebenso wie ein Zeitstempel, der angibt, wann die Anmerkung hinterlassen wurde.
Wenn die Anmerkung nicht mehr benötigt wird, können Sie sie mit einem Klick schnell löschen.
Verwendung des Textwerkzeugs
Mit dem Textwerkzeug können Sie Kommentare und Markierungen zu einem Dokument hinzufügen, indem Sie den Originaltext markieren.
Wenn Anmerkungen wie Haftnotizen sind, dann ist die Textanmerkung wie ein Textmarker oder ein Randkommentar. Sie ermöglichen es Ihnen, bestimmte Teile eines Dokuments zu markieren, ohne zusätzliche Absätze oder Seiten einzufügen.
Das Text-Tool befindet sich neben dem Zeichenwerkzeug in der Dokument-Symbolleiste von DIALOGUE Engine. Wenn Sie in der Liste auf "Text" klicken, können Sie Textnotizen in der Datei hinterlassen, ohne befürchten zu müssen, dass der ursprüngliche Entwurf beeinträchtigt wird. Der Text kann nach Bedarf bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden.
Innerhalb des Textwerkzeugs können Benutzer aus Optionen wie "Wort", "Zeile" und "Absatz" wählen, um weitere Kontrolle und Möglichkeiten für Textinhalte zu erhalten, die in der Datei hinterlassen werden.
Verwendung des Zeichentools
Mit dem Zeichentool können Sie Formen, Linien und andere Bilder zu einem Dokument hinzufügen. Ähnlich wie Anmerkungen kann es zur Markierung des Textes auf einer Seite verwendet werden. Es eignet sich am besten für Situationen, in denen es nicht möglich ist, den Text direkt zu kommentieren, da Sie mit diesem Tool um einen interessanten Bereich herum zeichnen können, anstatt den vorhandenen Text zu verändern.
In DIALOGUE Engine befindet sich das Zeichentool neben dem Anmerkungswerkzeug in der Werkzeugleiste der Dokumentendatei. Wenn Sie auf "Zeichnen" klicken, können Sie sofort mit der Erstellung von Formen an beliebiger Stelle in einer Datei beginnen. Sie können auch ein Dropdown-Menü auswählen, um aus einer Reihe von Formen- und Linienstilen auszuwählen.
Mit Formen und Linien können Sie leichter zeigen, wo bestimmte Elemente und Anmerkungen angebracht werden müssen - mit der Möglichkeit, sie nach Fertigstellung schnell zu entfernen.
Tipps für Anmerkungen in DIALOGUE Engine
Anmerkungstools sind eine großartige Möglichkeit, mit anderen Personen an einem Dokument zu arbeiten, aber sie bedeuten nichts, wenn man nicht weiß, wie man sie effektiv einsetzt. Die Verwendung von Anmerkungstools erfordert eine gewisse Lernkurve. DIALOGUE Engine enthält viele verschiedene Arten von Anmerkungen, und jede hat ihren Platz im Überarbeitungsprozess.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie die Anmerkungsfunktionen von DIALOGUE Engine optimal nutzen können:
Tipp Nr. 1: Hinterlassen Sie den Kontext
Wenn Sie die Anmerkungstools verwenden, um mit anderen Nutzern zu kommunizieren, ist es eine gute Idee, eine Notiz zu hinterlassen, in der Sie erklären, was Sie geändert haben, anstatt einfach den Originaltext zu markieren.
Tipp Nr. 2: Verwenden Sie den Symbolsatz für die Bearbeitung
Wenn Sie ein Dokument überarbeiten, sollten Sie sich kurz fassen. Durch die Verwendung von Symbolen, die für andere Benutzer sinnvoll sind, können Sie Ihre Änderungen effektiv mitteilen, ohne ganze Sätze ausschreiben zu müssen.
Tipp Nr. 3: Markieren Sie Eckpunkte
Wenn Sie die Anmerkungstools verwenden, um mit anderen Nutzern zu kommunizieren, ist es gut, wichtige Punkte hervorzuheben, indem Sie Ihre Kommentare mit verschiedenen Schriftarten hervorheben.
Tipp Nr. 4: Verwenden Sie die richtigen Anmerkungstools
Mit den verschiedenen oben genannten Anmerkungstools können Sie viel genauer und sauberer arbeiten. Achten Sie darauf, dass Sie immer das richtige Anmerkungstool für den richtigen Einsatz verwenden.
Tipp #5: Antworten Sie direkt auf Kommentare
Wenn Sie DIALOGUE Engine mit anderen Personen verwenden, sollten Sie es vermeiden, zu viele Abschnitte zu kommentieren oder zu viele Seiten zu markieren. Das führt schnell dazu, dass der Text mit Dutzenden von Anmerkungen durcheinander geworfen wird, denen man nur schwer folgen kann. Stattdessen können Sie direkt antworten und ein Gespräch innerhalb derselben Anmerkung beginnen.
Entdecken Sie den Unterschied, den DIALOGUE Engine für Ihr Unternehmen bedeuten kann
DIALOGUE Engine ist ein benutzerfreundliches Online-Tool, das Ihnen helfen wird, Ihre Unternehmen zusammenzuführen und die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Wenn Sie dieses Tool noch nicht nutzen, nehmen Sie sich etwas Zeit und entdecken Sie die Vorteile, die es für Ihr Unternehmen bringen kann!
