Pour les équipes travaillant à collaborer sur des fichiers en temps réel, des outils pratiques sont essentiels. DIALOGUE Engine est un outil d'annotation en ligne innovant qui simplifie le processus du cycle d'approbation en permettant aux utilisateurs d'accéder aux documents, de les annoter et de les partager de manière transparente.
L'efficacité des outils d'annotation en ligne est amplifiée à l'aide d'un workflow configurable qui automatise le processus tout au long des cycles d'approbation. Les annotations sont enregistrées directement dans le document original, ce qui permet aux autres utilisateurs de voir exactement ce que vous avez ajouté ou supprimé lorsqu'ils ouvrent le document. Ces fonctionnalités peuvent aider les équipes à s'engager sur les fichiers plus rapidement et produisant plus de résultats pertinents.
Qu'est-ce que l'annotation en ligne et pourquoi est-ce important ?
L'annotation sur le Web n'est pas nouvelle ; il existe de nombreux outils disponibles pour faire des annotations en ligne. Ils peuvent être essentiels au travail des réviseurs, car ils leur permettent de commenter n'importe quelle partie d'un document sans imprimer de copies ni envoyer de brouillons par e-mail.
Le problème de ces outils d'annotation est qu'ils ont tendance à exister de manière isolée. Les réviseurs utilisent un outil différent pour chaque document. C'est un problème car cela rend votre travail plus difficile. Que faire si vous voulez comparer les annotations des réviseurs utilisant des outils différents ? Vous devez alors utiliser un autre outil pour les rendre visibles en un seul endroit.
L'annotation en ligne rend le partage d'informations plus accessible et plus efficace entre plusieurs personnes au sein et entre les organisations. Il s'agit d'aider les gens à mieux travailler ensemble, en utilisant la puissance du Web pour y parvenir. Une caractéristique unique de DIALOGUE Engine est la capacité d'annoter une grande variété de formats de documents en ligne. Le système accepte tous les types d'images, de PDF, de vidéos et même de pages Web dynamiques, ce qui permet aux équipes d'approuver et de valider tous les types de documents sans avoir à utiliser de multiples outils.
Pourquoi l'annotation en ligne est-elle meilleure que le courrier électronique ?
Les capacités d'annotation sur un support en ligne dépassent de loin la communication par courrier électronique. Si de nombreuses organisations tentent encore de réviser et de s'engager sur des documents ou des fichiers via des applications de messagerie ou de chat, il n'en reste pas moins qu'il s'agit de systèmes fermés.
Lorsque vous communiquez sur un document via un e-mail ou d'une application de chat, il n'y a aucun moyen de déterminer quelles modifications ont été apportées par qui à différentes étapes du processus.
Les outils d'annotation Web tels que DIALOGUE Engine permettent aux utilisateurs de discuter entre eux au sujet des révisions et des commentaires qu'ils font sur les documents en leur permettant de laisser des commentaires autour de sections de texte spécifiques et de joindre des pièces justificatives. Les annotations sont stockées directement dans le document original afin que les utilisateurs puissent voir toutes les modifications apportées par de nombreux éditeurs.
Comment utiliser les outils d'annotation de DIALOGUE Engine
Comprendre comment utiliser les différents outils d'annotation inclus dans DIALOGUE Engine vous aidera à maximiser les avantages de cet outil.
Pour comprendre le fonctionnement de chaque fonctionnalité, voici une brève explication des trois outils les plus utilisés dans la boîte à outils de DIALOGUE Engine : annoter, texte et dessin.
Comment utiliser l'outil Annoter
L'annotation est le moyen le plus simple d'ajouter, de modifier ou de supprimer des informations dans un document. Il vous permet d'insérer des commentaires précis que tous les autres observateurs peuvent voir dans le même document.
Les annotations permettent aux utilisateurs d'identifier et d'interagir rapidement avec les éléments de n'importe quel fichier sans avoir à chercher dans la page.
Dans DIALOGUE Engine, l'outil d'annotation est situé en haut à gauche de la zone de document lorsque vous l'affichez. Lorsque vous cliquez sur "Annoter", votre curseur se transforme en un logo d'annotation, vous indiquant rapidement l'endroit de la page que vous êtes en train d'annoter.
Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires au sein même de l'annotation grâce à une fonctionnalité de chat innovante. Cliquez sur un élément en mode outil Annoter, et une petite zone de texte apparaîtra pour vous permettre de laisser des notes. Votre nom d'utilisateur sera joint à votre annotation, ainsi qu'un horodatage indiquant le moment où l'annotation a été laissée.
Une fois que l'annotation n'est plus nécessaire, les utilisateurs peuvent l'effacer rapidement d’un clic.
Comment utiliser l'outil Texte
L'outil texte vous permet d'ajouter des commentaires et des annotations à un document en marquant le texte original.
Si les annotations sont comme des notes autocollantes, alors les annotations de texte sont comme des surligneurs ou des commentaires de marge. Elles vous permettent de mettre en évidence certaines parties d'un document sans insérer de paragraphes ou de pages supplémentaires.
L'outil Texte est situé à côté de l'outil Dessin dans la barre d'outils du document dans DIALOGUE Engine. Lorsque vous cliquez sur "Texte" dans la liste, vous pouvez commencer à laisser des notes textuelles sur le fichier sans craindre d'affecter le design original. Le texte peut être modifié, déplacé ou supprimé au besoin.
Dans l'outil Texte, les utilisateurs peuvent choisir parmi des options telles que "mot", "ligne" et "paragraphe" afin d'assurer un contrôle et des possibilités supplémentaires pour tout contenu textuel laissé sur le fichier.
Comment utiliser l'outil Dessin
L'outil Dessin vous permet d'ajouter des formes, des lignes et d'autres images à un document. Comme les annotations, il peut être utilisé pour marquer le texte sur une page. Il est préférable de l'utiliser dans les situations où il est impossible d'annoter du texte directement car cet outil vous permettra de dessiner autour d'une zone d'intérêt plutôt que de modifier le texte existant.
Dans DIALOGUE Engine, l'outil Dessin se trouve à côté de l'outil Annoter dans la barre d'outils du fichier du document. Lorsque vous cliquez sur "Dessin", vous pouvez immédiatement commencer à créer des formes n'importe où dans un fichier. Les utilisateurs peuvent également sélectionner un menu déroulant pour choisir parmi une série de styles de formes et de lignes.
Avec les formes et les lignes, vous pouvez plus facilement montrer où certains éléments et annotations doivent être traités - avec la possibilité de les supprimer rapidement une fois terminés.
Conseils pour les annotations dans DIALOGUE Engine
Les outils d'annotation sont un excellent moyen de dialoguer avec d'autres personnes sur un document, mais ils ne signifient rien si vous ne savez pas comment les utiliser efficacement. Il existe une courbe d'apprentissage pour l'utilisation des outils d'annotation. DIALOGUE Engine comprend de nombreux types d'annotations différents, et chacun a sa place dans le processus de révision.
Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités d'annotation de DIALOGUE Engine :
Conseil #1 : Laissez le contexte
Lorsque vous utilisez les outils d'annotation pour communiquer avec d'autres utilisateurs, c'est une bonne idée de laisser une note expliquant ce que vous avez changé plutôt que de simplement marquer le texte d'origine.
Conseil #2 : Utilisez l'ensemble des symboles pour l'édition
Vous voudrez être concis lorsque vous réviserez un document. En utilisant les symboles de série ou tampons qui ont un sens pour les autres utilisateurs, vous communiquez efficacement vos modifications sans écrire des phrases entières.
Conseil #3 : Soulignez les points clés
Lorsque vous utilisez les outils d'annotation pour communiquer avec d'autres utilisateurs, il est bon de faire ressortir les points clés en mettant en évidence vos commentaires avec des polices différentes.
Conseil #4 : Utilisez les bons outils d'annotation
En utilisant les différents outils d'annotation cités précédemment, vous pouvez travailler de manière beaucoup plus précise et propre. Veillez à toujours utiliser le bon outil d'annotation pour une utilisation appropriée.
Conseil #5 : Répondez directement aux commentaires
Vous voudrez éviter d'annoter trop de sections ou de baliser trop de pages si vous utilisez DIALOGUE Engine avec d'autres personnes. Cela conduit rapidement à un texte confus avec des dizaines d'annotations difficiles à suivre. Au lieu de cela, vous pouvez directement répondre et démarrer une conversation dans la même annotation.
Découvrez la différence que DIALOGUE Engine peut apporter à votre organisation
DIALOGUE Engine est un outil en ligne facile à utiliser qui vous aidera à rassembler votre organisation et à augmenter la productivité de votre équipe. Si vous n'utilisez pas encore cet outil, prenez le temps de découvrir tous les avantages qu'il peut apporter à votre entreprise dès aujourd'hui !
